L’importance primordiale du courrier électronique dans le monde professionnel a poussé plusieurs experts en communication à se pencher sur la question. Il en résulte une littérature abondante qui reste encore très peu accessible pour un grand nombre d’acteurs de la vie économique. Grâce à ces études, on peut affirmer que l’Email est devenu une  pièce maîtresse du monde des affaires. Les experts ont pesé exactement ce que vous devriez et ne devriez pas faire, pour configurer un « bon » Email. Voici leurs conseils:

L’objet du message.

L’objet doit être simple et accrocheur, c’est-à-dire inciter le lecteur à aller plus loin. Surtout, prenez soin de choisir un sujet en rapport avec le contenu de l’e-mail.

La personnalisation

Chercher et trouver le nom et prénoms de la personne à laquelle la lettre est destinée. Assurez-vous qu’ils sont correctement orthographiés.

Le droit au but

Afficher d’emblée l’intension principale, une demande ou une question, dans la première phrase de votre message.

La brièveté.

Personne n’aimerait lire un e-mail de plus de 12 lignes. La règle est de construire un message avec cinq alinéas (ou 05 phrases) au maximum. Dans tous les cas, la brièveté est la règle. Restez court et succinct. Les femmes et hommes d’aujourd’hui sont rebutés par les messages de longue haleine et tout ce qui encombre en général. D’ailleurs, qui aujourd’hui a le temps de lire ?

Les pièces jointes

Si vous avez joint des documents importants ou pertinents, il faut les mentionner dans le corps du message. Ces pièces jointes peuvent être facilement négligés par votre destinataire, si elles ne sont indiquées dans le texte.

L’orthographe et la ponctuation

Utiliser un vérificateur d’orthographe intégré dans le système informatique. Puis, vérifiez vous-même, parce que les correcteurs d’orthographe le tiennent pas toujours compte du contexte orthographique.

La police

Il faut construire votre message en utilisant une police de caractère accessible. La taille et la couleur des lettres et chiffres doivent faciliter la lecture du message.

Le délai de réponse

Eviter la formule ouverte et passe partout : « s’il vous plaît, répondre dès que possible ». Elle est beaucoup trop vague et ne signifie rien pour le destinataire. Les gens sont beaucoup plus susceptibles de se conformer si le délai est spécifique et précis.

La ligne de signature

La signature est en elle-même une «réponse». Un E-mail a plus de chance de ne pas finir rapidement dans la poubelle quand il est assorti d’une signature complète. Une signature complète doit informer des éléments suivant : nom, titre, adresse, téléphone, fax, Site Internet, e-mails. En revanche, une réponse à un email devrait être beaucoup plus simple, avec juste votre nom et vos coordonnées.

La tonalité

E-mail est unidimensionnel, et sa tournure peut être très facilement mal interprété, car il n’y a pas de langage corporel qui l’accompagne. Pensez à un auditoire, quand vous rédigez un courriel.

Le(s) destinataire(s)

Des conséquences de plusieurs sortes peuvent surgir de l’envoi simultané d’un Email à plusieurs destinataires. C’est une erreur qui risque de coûter cher. Ne soyez pas négligent.

La relecture

Rappelez-vous qu’une fois le message expédié, il peut être rendu public, délibérément ou accidentellement. Il faut donc relire une ou plusieurs fois le message avant de l’expédier.

La majuscule

IL NE FAUT JAMAIS ECRIRE UN EMAIL EN MAJUSCULES. Le destinataire pourrait avoir le sentiment que vous lui crier dessus.

La compromission

N’écrivez pas quelque chose de compromettant, c’est-à-dire quelque chose que vous ne voulez pas faire savoir à votre plus ou moins proche entourage (parents, conjoint, prêtre, chef de communauté…). Sachez que le service informatique de l’entreprise peut toujours intercepter les emails des employés et les transmettre à qui de droit, voire les divulgués à travers le cyberespace.

L’atteinte à la dignité

Ne jamais utiliser de blasphème, ou d’autres propos obscènes, offensant et haineux empreints de racisme ou de sexisme. Ne jamais critiquer le patron et/ou la société par e-mail. En général « ne jetez pas n’importe qui sous le bus », autrement dit, ne proférer pas de critiques par écrit. Évitez de dire quoi que ce soit dans l’e-mail que vous ne voudriez pas voir figurer dans la presse ou entendre parler comme une citation venant de vous.

Les abréviations

Tout le monde n’est pas habitué au langage abrégé (texto) et aux émoticônes (visages souriant..). Il s’agit de moyens de communication informels qui n’ont rien à faire dans le monde des affaires.

La «haute priorité»

Activer l’option «haute priorité» que s’il s’agit une priorité vraiment élevée. De la même manière,  utilisez les mots «urgent» et «IMPORTANT» avec parcimonie, et seulement quand ils sont réels.

L’émotion

Eviter d’envoyer des messages sous le coup de l’émotion. Peu importe comment vous essayez de masquer votre émotion, les gens vont le sentir. Vous pourriez aussi dire quelque chose que vous regretterez.

Les e-mails communautaires

Pour discuter des questions professionnelles entre plusieurs personnes, l’email collectif ou participatif n’est pas adapté. En effet, les discussions se diffusent, et le contenu est difficile à suivre. Convoquer donc une réunion à la place de l’email.

Le pluri-email

Plusieurs fenêtres ouvertes à un moment donné peuvent vous plonger dans la confusion et vous pousser à envoyer plusieurs messages vers des mauvaises ou fausses destinations. Il faut donc éviter d’écrire plusieurs emails à la fois.

Le harcèlement

Un suivi est généralement acceptable, mais il ne donne pas le droit de harceler le destinataire avec le même email.

La « réponse à tous »

A moins que tout le monde ait besoin de vous, il est préférable de copier votre réponse ou répondre uniquement à ceux qui sont vraiment concernés par l’e-mail.

La gravité

Pour discuter de questions plus graves, ou émettre une « critique constructive », vaut mieux utiliser d’autres canaux de communication que l’email. Il ne faut jamais se cacher derrière un e-mail pour aborder quelque chose qui doit être dit en face-à-face, ou du moins verbalement au téléphone. Cela peut paraitre lâche et ne ferait qu’exacerber le problème.

Autour de minuit

Évitez d’envoyer un message e-mail au milieu de la nuit. A la lumière du jour vous verrez mieux les touches du clavier, aurez l’esprit plus clair et serez mieux compris.

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