Le visiteur, qu’il soit fournisseur, client ou conférencier, peut être amené à passer une ou plusieurs nuits dans votre région à la suite de votre invitation. Faire déplacer quelqu’un, quel qu’en soit le motif, signifie, à partir du moment où il y a prise en charge, qu’il est entièrement de votre responsabilité de l’accueillir, de l’occuper et de veiller à son confort. Commencez par vous assurer qu’il sera attendu à la gare ou à l’aéroport à l’arrivée, mais aussi raccompagné au retour. De malheureux conférenciers se sont vus fort bien accueillis avant leur intervention et contraints de se débrouiller sur le chemin du retour.
L’hôtel.
Faites déposer dans la chambre un quotidien régional, quelques fruits ou fleurs et une boîte de bonbons; ceci ne grèvera pas votre budget et sera vivement apprécié.
Entrer dans une chambre d’hôtel habitée des attentions de ceux que vous allez rencontrer est un plaisir que l’on remarque. Tout ce qui contribuera à rompre l’anonymat des hôtels (aussi étoilés soient-ils) est souhaitable. Un petit effort d’imagination peut agrémenter notablement un séjour professionnel. Dans 10 % des cas seulement, vous aurez le plaisir de découvrir, dans la chambre dont vous prenez possession, des témoignages d’attention.
Attention aux regrettables erreurs d’appréciation! Si vos deux arrivants sont un homme et une femme, ne donnez pas la plus belle chambre à l’homme en pensant qu’il occupe forcément la fonction la plus importante. En règle générale, évitez les écarts de standing : neuf mécontents pour un heureux (qui ne se rend même pas compte qu’on l’a privilégié et qui, s’il s’en aperçoit, est gêné vis-à-vis de ses collaborateurs).
Le planning.
Veillez sur l’emploi du temps de votre invité, d’abord en le lui soumettant longtemps à l’avance, ensuite et dans la mesure du possible, en lui demandant son avis.
L’excès de zèle conduisant à imposer, sans relâche, rendez-vous et distractions est aussi pénible que l’attitude inverse qui consiste à laisser votre hôte livré à lui-même. Qui n’a pas été exaspéré de se voir accompagné à tout instant et en tout lieu? On peut en vouloir à ceux qui ne vous lâchent pas. Une seule règle : pas d’abus, ni dans un sens ni dans l’autre. Ne prévoyez pas de soirées trop chargées et surtout tardives sous prétexte de distraire vos conférenciers; plus encore que d’autres, ils tiennent à leur sommeil.
À table.
Si vous n’honorez pas trop vos hôtes sur un plan gastronomique, veillez à ce que le repas se déroule rapidement. Retenez que dans des endroits reculés, en campagne notamment, on prend plus son temps que dans les grandes villes. Selon chaque cas, veillez à adapter au mieux les rythmes.
Après une invitation.
Sachez prolonger les liens que vous avez tissés. Vous signalerez ainsi que vos attentions ne résultaient pas d’une démarche intéressée et momentanée. Une lettre de remerciement quelques jours après ou un appel téléphonique seront les bienvenus
Tenir ses promesses.
Ne les oubliez pas dès que votre hôte a tourné les talons. Vous avez offert à votre invité de lui envoyer la liste des participants à sa conférence ou un enregistrement de son allocution? Alors n’oubliez pas et croyez bien qu’il les attend.
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