Dans la plupart des entreprises, le courrier électronique (e-mail) est le principal moyen de communication. En effet, il est avéré que, dans le monde du travail, depuis 2007, la lettre électronique est plus utilisée (et utile) que le téléphone fixe. Par conséquent la capacité à écrire des e-mails efficaces et professionnels est devenue tout aussi, sinon plus importante que l’habileté verbale. Pourtant, nos boîtes aux lettres électroniques affectées à la vie professionnelle ressemblent à des poubelles à messages. Autant nous détestons les recevoir, autant la plupart d’entre nous en sommes les auteurs.
Une question d’impression
De nombreux e-mails contenant des informations essentielles sont négligés par le(s) destinataire(s) en raison, notamment, du sujet étranger à l’objet, d’une salutation impersonnelle ou terne, des paragraphes mal disposés. Lorsque la rédaction d’un e-mail important est ratée, il s’en suit une mauvaise communication et de graves préjudices : confusion, frustration, inutile va-et-vient, perte de temps et de productivité. Même si le destinataire a saisi l’essentiel du message sans avoir totalement lu votre e-mail, il gardera de vous une mauvaise impression. Selon Sauter Weisman, un expert en communication en milieu du travail : «La clé, c’est de penser sérieusement à l’impression que le message va imprimer dans l’esprit du destinataire (..). Il faut toujours chercher à mettre en avant vos atouts. Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression et, dans le monde high-tech d’aujourd’hui, les premières impressions se produisent plus rapidement que jamais et sont beaucoup plus difficiles à surmonter, parce que les gens passent à autre chose et vont facilement voir ailleurs. » La qualité de notre message électronique permet donc aux autres de juger nos capacités de leadership. La façon dont nous communiquons transmet ce que nous sommes et détermine la façon dont nous sommes perçus. Lorsqu’il est correctement utilisé, l’e-mail peut nous démarquer en tant que professionnel intelligent, compétent et courtois. Tout comme, il peut faire émerger notre impolitesse, notre manque d’éducation, notre égocentrisme, notre dispersion, notre indécision ou notre incapacité à résoudre les problèmes.
Une question de ton
Parfois, même impeccablement rédigé (succinct, engagé, sujet précis, salutations personnalisées, grammaire parfaite, orthographe sans tâche, ponctuation convenable…) l’email ne parvient pas à donner une réponse satisfaisante ou finissent dans la poubelle. Pourquoi? Peut-être que l’e-mail n’a pas été le moyen de communication le plus efficace pour la question que nous voulons faire passer. Peut-être que l’avons nous copié à plusieurs personnes simultanément ? Ce qui aurait conduit le principal bénéficiaire à croire que c’était un spam. Peut-être agaçons-nous le destinataire en envoyant le même e-mail de manière répétée de façon à inonder sa boîte de réception ?… C’est que lorsqu’on rédige un e-mail professionnel, on doit faire attention autant au contenu qu’au ton du message. En effet, les normes et les attentes varient selon le secteur d’activité de l’entreprise pour laquelle on travaille et le statut du correspondant.
Le cyberespace
Il faut noter que les messages e-mail sont une trace écrite permanente de communication, et une fois que l’e-mail est envoyé, il est impossible de contrôler celui qui va découvrir le message. Si le message est inappropriée ou abusive ou tout simplement stupide, une fois qu’il tombera dans de mauvaises mains, d’autres complications risquent de surgir. Un Email accusateur ou malveillant peut être limitatif de carrière, du fait qu’il s’agit d’un dossier écrit susceptible de voler à travers le cyberespace.
Le « bon » Email
Un « bon » e-mail est celui qui est effectivement bien écrit, clair, concis, grammaticalement correct, et dépourvu de fautes d’orthographe. Un e-mail effectivement écrit obtient des résultats, sans distraire le lecteur par la mauvaise grammaire, les fautes d’orthographe. Plus précisément, il s’agit d’une messagerie rapide : Il est instructif, directe, claire, incontestable, et orientée vers les solutions. Il est d’un ton neutre et clair sur ce qui est nécessaire pour parvenir à une solution durable. Un bon e-mail doit vous permettre d’obtenir la réponse et le résultat que vous souhaitez, tout en vous présentant de la meilleure façon possible, afin que le destinataire développe une impression positive à votre sujet. Le message doit présenter les caractéristiques suivantes :
*être court et succinct (ne pas faire plus de deux ou trois paragraphes) ;
*avoir un but précis (soit donner des informations, soit demander des informations ou encore tenter d’en accélérer la communication) ;
*avoir suffisamment de détails pour permettre au destinataire de répondre efficacement sans avoir à demander des informations supplémentaires.
Notis©2013
