La loi impose aux entreprises de conserver un certain nombre de documents. Cette obligation de conservation est assortie de lourdes sanctions : Le Code général des impôts prévoit que la destruction avant les délais prescrits est punie d’une lourde amende. En outre, lorsque le contrôleur des impôts est dans l’incapacité de réunir les éléments, l’amende peut être majorée de 20% voire 50%. Enfin, l’Administration peut procéder à une rectification d’office.
Toute organisation devrait donc conserver les documents liés à son activité professionnelle, car ceux-ci peuvent lui permettre, non seulement de faire valoir ses droits en cas de litige, mais aussi de défendre le sérieux de sa gestion en cas de redressement judiciaire.
Les délais de conservation dépendent de la nature des documents.
Les livres comptables
Si vous relevez du champ d’application du Code de commerce, vous devez conserver vos documents comptables pendant dix ans. Pour les autres entreprises, la durée de conservation maximum est de six ans. Ce délai correspond à la durée pendant laquelle l’administration fiscale est en droit de contrôler votre comptabilité enfin de s’assurer que vous avez correctement rempli vos obligation déclaratives.
Le délai de prescription de trois ans ne s’applique qu’aux déclarations effectivement établies. En cas d’omission de déclaration, l’administration fiscale est en droit de vous redresser (taxation d’office) sur les six ans écoulés. Cette règle s’applique aux livres comptables, aux comptes annuels ainsi qu’aux pièces comptables obligatoires.
Le délai court à partir de la date de la dernière inscription qui y a été porté, alors que pour les comptes annuels et es pièces justificatives il démarre à partir de la date de clôture de l’exercice concerné.
Ce délai peut être prorogé dans certains cas, en particulier lorsque l’entreprise dispose d’une créance sur l’administration fiscale: crédit de TVA ou déficit reportable. En effet, la prescription fiscale de trois ans démarre à partir de l’exercice d’imputation du crédit ou du déficit, et non pas de l’exercice durant lequel il est né: si celui-ci a été reporté durant plusieurs années, le délai de prescription fiscale peut excéder les six ou dix ans habituellement appliquées.
Le Codes de commerce admet que des documents sous forme électroniques peuvent tenir lieu de livre journal à condition d’être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Quant au grand-livre, il n’impose aucun formalisme particulier. L’obligation d’éditer les livres comptables n’est donc inflexible et il faut féliciter les législateurs qui ont fait le choix de contribue ainsi à la lutte contre la déforestation déjà très avancée de la planète.
Les factures
En tant que pièces justificatives de la comptabilité, les factures doivent être conservées pendant au moins dix ans par les entreprises soumises aux règles du code du commerce, et à partir de la date de clôture de l’exercice durant lequel la facture a été enregistrée. Ainsi, une facture datée du 12 janvier 2017 devra être conservée jusqu’au 31 décembre 2027 (ou 2023 si l’entreprise n’est pas concernée par le code de commerce). Il est conseillé de conserver également les bons de commande et de livraison aussi longtemps que les factures, car ils constituent le seul moyen de prouver leur bien-fondé en cas de litige avec un client.
De même que pour les livres comptables, le délai de conservation peut être plus long en cas de créance sur l’Etat. En effet, tous les documents relatifs aux exercices durant lesquels un crédit de TVA ou un déficit reportable est apparu doivent être conservés pendant trois ans à partir de la clôture de l’exercice d’imputation du crédit ou du déficit.
Toujours en raison de cette prescription de trois ans, les factures d’immobilisation doivent être conservées pendant toute la durée de leur plan d’amortissement et trois années au-delà. La dotation aux amortissements est une charge du compte de résultat et peut, en tant que telle, faire l’objet de vérification par l’administration fiscale.
Dans certains pays, il est possible de transmettre ses factures, non plus sous forme papier, mais par voie électronique. Cette dématérialisation progresse rapidement à travers le monde, car les factures électroniques sont nettement moins couteuses à transmettre et à traiter que factures sur support papier. De plus en plus de grandes entreprises l’exigent de leurs fournisseurs.
Il arrive que l’’administration accepte ces factures, tant en matière de TVA que de détermination du bénéfice imposable, sous plusieurs conditions:
* Le destinataire de la facture doit avoir préalablement accepté de la recevoir sous forme électronique
* et l’intégrité des données doit être garantie, soit par recours à l’EDI (échange de données informatisées), soit à l’aide d’une signature électronique sécurisée.
Dans la mesure où le format électronique est la forme originale de la facture, c’est sous cette forme qu’elle devra être conservée, sans qu’il soit nécessaire de recourir à une édition papier.
Les documents bancaires
En tant que pièces justificatives de la comptabilité, les documents bancaires sont également soumis à l’obligation de conservation.
Ces documents échangés avec sa banque peuvent se révéler encombrants. C’est pourquoi la loi prévoit que certaines pièces bancaires doivent être conservées, sous format papier ou en version dématérialisée car ils contiennent des informations bancaires essentielles, d’autres peuvent être jetés, rapidement ou passé un certain délai.
La durée de conservation des chèques à encaisser est de un an et huit jours. Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due.
Contrat de prêt (immobilier et consommation) et autres justificatifs (tableau d’amortissement initial et les tableaux ultérieurs) doivent être conservés pendant deux ans, à compter de la dernière échéance.
Les relevés de compte (livret d’épargne, contrat assurance-vie, compte courant), talons de chèque doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
Les tickets de carte bancaire (paiement et retrait) doivent être conservés jusqu’à la réception du relevé de compte où figure le solde correspondant. Il est également possible de se séparer des bordereaux attestant d’une opération de crédit ou de débit, une fois pointés sur le relevé, et en l’absence de contestation.
Les Documents sociaux
Le livre de paie, les bulletins de paie et les bordereaux de cotisation sociale sont des pièces justificatives de comptabilité. En tant que tels, ils doivent être conservés pendant dix ans par les entreprises régies par le Code de Commerce et pendant au moins trois ans par les autres.
Ces délais pourraient couvrir celui, plus court, imposé par le Code du travail, qui n’exige qu’une durée de conservation de 05 ans.
Ce délai de prescription s’apprécie à compter de la date de clôture pour le livre de paie et de la clôture de l’exercice de leur comptabilisation, pour les bulletins de paie et bordereaux de cotisation sociales.
Par prudence, il est toutefois souhaitable de porter ce délai à trente ans dans l’éventualité d’une demande de reconstitution de carrière d’un salarié.
Le registre du personnel, quant à lui, doit être conservé pendant cinq ans à compter de la date de sa clôture (départ du dernier salarié inscrit sur le registre du personnel)
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